¡¡Nunca vuelvo a solicitar una ayuda!! Ésta es muchas veces la reacción de algunos beneficiarios cuando afrontan el proceso de justificación necesario para demostrar documentalmente que el proyecto para el cual solicitamos una Ayuda Pública se ha ejecutado tal y como dijimos que lo íbamos a ejecutar.
Miguel Angel Comín Candial, Director General de Operaciones de Unidad del Sector Privado de econet
| Resumen |
Concepto de justificación y modalidades. |
Información y documentación necesaria para completar el proceso de justificación. |
Importancia de los plazos de ejecución y justificación. |
Recomendaciones. |
El procedimiento de justificación es un procedimiento necesario para que los Organismos Gestores de Ayudas Públicas puedan acreditar el buen uso de la Ayudas que gestionan, y que al final es dinero público, dinero de todos nosotros, contribuyentes.
Puede ser un proceso laborioso, pero no complejo, y su desprecio o infravaloración puede hacer perder total o parcialmente ayudas ya concedidas en dura competencia con otros solicitantes por un presupuesto limitado de fondos. Incluso, reembolsar ayudas cobradas anticipadamente, con el quebranto económico que esto supone, intereses de demora incluidos.
Diferentes modalidades de justificación
El proceso de justificación se puede definir como el procedimiento administrativo para demostrar ante el Organismo Gestor de una Ayuda:
• El cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la ayuda, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.
• La descripción de los gastos imputados haciendo referencia a su vinculación con el proyecto o actuación y sus posibles desviaciones y causas.
• El coste soportado de las actividades realizadas.
El título II capítulo II del Reglamento de la Ley General de Subvenciones establece las diversas modalidades de justificación de ayudas aceptadas para el caso de Ayudas Estatales y que puede servir como regla general para la mayoría de las ayudas, incluidas las autonómicas y comunitarias.
Este reglamento hace referencia a la necesidad de adecuar y modernizar las técnicas de gestión dentro de un contexto de una Administración que demanda soluciones eficientes y de calidad, y establece como primer objetivo reducir las cargas innecesarias sobre los beneficiarios, sin merma alguna de la debida garantía para los intereses generales y para el control administrativo de la actividad subvencionada.
El reglamento contempla hasta seis formas diferentes de justificación, en realidad cinco, si consideramos que la sexta, Justificación telemática, más que una modalidad de justificación es una modalidad de tramitación de la justificación:
• Cuenta justificativa, adoptando una de las siguientes formas:
− Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto.
− Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor.
− Cuenta justificativa simplificada sin aportación de facturas u otros documentos de valor probatorio equivalente.
• Acreditación por módulos.
• Presentación de estados contables.
Nos centraremos en las modalidades de cuenta justificativa, que suponen las modalidades más habituales.
1. Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto
Esta primera modalidad de cuenta justificativa es la más laboriosa de todas en el sentido que exige la recopilación de todas las facturas y documentos de pago de todos los costes de las actividades imputadas al proyecto objeto de la ayuda. Contendrá, con carácter general:
• Una memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, que describa las actividades realizadas y los resultados obtenidos.
• Una memoria económica justificativa del coste de las actividades realizadas, que a su vez contendrá:
− Una relación clasificada de los gastos e inversiones de la actividad, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y, en su caso, fecha de pago. En caso de que la subvención se otorgue con arreglo a un presupuesto, se indicarán las desviaciones acaecidas.
− Originales o fotocopia compulsada de las facturas o documentos equivalentes incorporados en la relación a que se hace referencia en el párrafo anterior y, en su caso, la documentación acreditativa del pago.
Y además:
• En el caso de bienes inmuebles, certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial.
• Costes generales y/o indirectos, indicación de los criterios de reparto de los incorporados en la relación a que se hace referencia en el apartado a), excepto en aquellos casos en que las bases reguladoras de la subvención hayan previsto su compensación mediante un tanto alzado sin necesidad de justificación.
• Declaración de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia.
2. Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor
Esta segunda modalidad, si bien tiene un coste para el beneficiario, es más sencilla que la primera puesto que la intervención de un auditor reduce la exigencia de documentación a incorporar a la Memoria Económica, fundamentalmente no deberá contener las facturas y documentos de pago.
La cuenta justificativa contendrá:
• Memoria de actuación.
• Memoria económica simplificada, con relación clasificada de los gastos e inversiones de la actividad, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y, en su caso, fecha de pago. En caso de que la subvención se otorgue con arreglo a un presupuesto estimado, se indicarán las desviaciones acaecidas.
• Declaración de otros ingresos o subvenciones.
• Y, finalmente, Informe de auditor, que deberá hacer referencia a la revisión de la cuenta justificativa con el alcance que se determine en las bases reguladoras de la Ayuda en cuestión.
El auditor tendrá que ser un auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas, ROAC, dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, ICAC.
Cuando el beneficiario esté obligado a auditar sus cuentas anuales la revisión de la cuenta justificativa se llevará a cabo por el mismo auditor.
En el supuesto en que el beneficiario no esté obligado a auditar sus cuentas anuales, además de libertad para elegir al auditor, el gasto derivado de la revisión de la cuenta justificativa podrá tener la condición de gasto subvencionable hasta un determinado límite que fijarán las bases de cada ayuda.
3. Cuenta justificativa simplificada
Esta tercera modalidad es la más sencilla, puesto que no exige aportación de informe de auditor, ni justificantes de gastos, pero está limitada sólo para ayudas concedidas por importe inferior a 60.000 euros.
La cuenta justificativa contendrá:
• Memoria de actuación,
• Memoria económica simplificada.
• Declaración de otros ingresos o subvenciones.
En estos casos, el organismo gestor de la ayuda comprobará, a través de las técnicas de muestreo, los justificantes que estime oportunos y que permitan obtener evidencia razonable sobre la adecuada aplicación de la subvención.
Otras consideraciones
Además de la información y documentación establecida en cada modalidad de justificación, adicionalmente se pueden pedir alguno de los siguientes documentos o información para concluir el procedimiento de justificación y conseguir el cobro final de la ayuda:
• Los tres presupuestos que en aplicación del artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones, deba de haber solicitado el beneficiario:
− Cuando el importe en suministro de bienes de equipo supere la cuantía de 12.000 euros.
− Cuando el importe en prestaciones de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica supere la cuantía de 12.000 euros.
• Justificación de acreditación de estar al corriente de obligaciones tributarias.
• Justificación de acreditación de estar al corriente de sus obligaciones con la seguridad social.
• Informe de actividades adicionales de I+D, actividades de I+D adicionales de los que haya venido realizando antes de la concesión de la ayuda.
• Informe de explotación de resultados, informe técnico y económico sobre los resultados del proyecto o actuación objeto de ayuda.
Plazo ejecución y de justificación
Como en cualquier trámite con las Administraciones Públicas el computo de plazos toma una gran importancia. En este aspecto, y en relación con el procedimiento de justificación habrá que tener en cuenta los siguientes plazos:
• Plazo de ejecución o para la realización del proyecto o actuación: el plazo de que dispone el beneficiario para realizar el gasto correspondiente a los diferentes conceptos incluidos en el presupuesto financiable detallado en la correspondiente Resolución de Concesión. Este plazo condiciona:
− Fecha de las facturas justificantes de los gastos o compromisos de gasto correspondientes a los diferentes conceptos del presupuesto financiable, debe encontrarse dentro del plazo ejecución.
− Fecha de los documentos de pago relativos a los gastos imputados, como regla general tendrá como límite entre 1 y 3 meses adicionales al plazo de ejecución.
• Plazo de justificación, el comprendido entre la fecha final del plazo de ejecución hasta la fecha final en que debe presentarse la documentación justificativa, y que como regla general tendrá como límite entre 1 y 3 meses adicionales al plazo de ejecución, coincidiendo con el plazo para el pago de las facturas incluidas en la justificación.
Cuando el Organismo Gestor aprecie la existencia de defectos subsanables en la justificación presentada por el beneficiario, lo pondrá en su conocimiento concediéndole un plazo de diez días para su corrección.
El cómputo de plazos con las Administraciones Públicas se regirá con carácter general por lo establecido por la Ley de Procedimiento Administrativo.
El Reglamento del la Ley General de Subvenciones, en su Artículo 70, establece la posibilidad de ampliación del plazo de justificación que no exceda de la mitad de mismo y siempre que con ello no se perjudiquen derechos de tercero. Que coincide con lo establecido en la Ley Procedimiento Administrativo Común, Articulo 49.
Transcurrido el plazo establecido de justificación sin haberse presentado la misma ante el organismo gestor, éste requerirá al beneficiario para que en el plazo improrrogable de quince días sea presentada a los efectos previstos en este Capítulo. La falta de presentación de la justificación en el plazo establecido en este apartado llevará consigo la exigencia del reintegro y demás responsabilidades establecidas en la Ley General de Subvenciones.
Período de conservación de los documentos
Este período es de 4 años según lo previsto en la Ley General Presupuestaria sobre el término ordinario de prescripción de los créditos frente a la Hacienda Pública y facilitar cualquier comprobación encaminada a garantizar la correcta realización del proyecto o actuación objeto de la misma, y es el período que el beneficiario de la ayuda estará obligado a custodiar toda la documentación justificativa – facturas, documentos de pago, etc.- desde la presentación de la documentación justificativa.
Recomendaciones
Como se ha visto el procedimiento de justificación no es un procedimiento complicado, pero sí laborioso, y que exige un rigor, no sólo en el momento final de preparación y presentación de la cuenta justificativa, sino durante toda la ejecución del proyecto para llevar un control periódico de la información y documentación que se tendrá que incorporar a dicha cuenta. Se presentan a continuación una serie de recomendaciones que simplifican en gran medida el proceso de justificación:
1. Hacer partícipe al responsable de la ejecución del proyecto de la responsabilidad y beneficios de la obtención y cobro de la Ayuda.
2. Hacer saber a este responsable del proyecto la existencia de este trámite de justificación y de su importancia para el cobro final de la Ayuda.
3. Identificar a este responsable del proyecto las personas adecuadas dentro de la empresa para recopilar la documentación relativa a facturación de proveedores, pagos y personal.
4. Realizar en el momento de la puesta en marcha del proyecto, y como muy tarde en el momento de concesión de la Ayuda:
a. Un plan de justificación que involucre a todas las personas anteriormente identificadas, que tenga en cuenta el plazo de presentación de la cuenta justificativa y los plazos habituales para la recopilación de documentación administrativa dentro de la empresa.
b. Una presentación de dicho Plan con identificación clara de los documentos e información que cada uno deberá aportar y en qué plazos.
En proyectos de cierta envergadura será muy conveniente que el responsable de la ejecución del proyecto cuente con el apoyo de un gestor de proyectos, interno o externo a la empresa, para la coordinación de todas las personas involucradas y del seguimiento de todos los hitos de ejecución y documentación del proyecto.
En otros más pequeños o en empresas pequeñas, todas estas funciones podrían ser realizadas por una misma persona.
5. Establecer al menos un hito de revisión intermedio durante la ejecución del proyecto, y en el caso de proyectos plurianuales, al menos dos veces al año, a mediados y a finales del mismo.
6. Identificar, en la medida de lo posible anticipar, todos los posibles cambios en la ejecución del proyecto en comparación con contenido del proyecto solicitado, e informar y/o solicitar al organismo gestor los cambios que se produzcan, siempre antes del final de los plazos de ejecución fijados en la concesión de la Ayuda.
7. No esperar al final del plazo de justificación completar la cuenta justificativa.
Adicionalmente se puede destacar la conveniencia de uso de herramientas de cálculo adecuadas para el seguimiento del proyecto. La relación clasificada de los gastos e inversiones que forma parte de una cuenta justificativa suele tener diferentes criterios o variables por las cuales se tiene que poder clasificar:
• Actividades, fases o hitos en los que se organice el proyecto.
• Conceptos subvencionables.
• Beneficiario, en caso de proyecto en cooperación.
• Años, en caso de proyectos plurianuales.
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